HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QMS) LÀ GÌ? - ISO 9001 & NHỮNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG KHÁC

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system - QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Còn ISO 9001: 2015 chính là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system - QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, đây cũng là cách tiếp cận phổ biến nhất đối với các hệ thống quản lý chất lượng.

Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay một nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ cho việc mô tả hệ thống.

Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình
• Giảm lãng phí
• Giảm chi phí
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG: ẢNH HƯỞNG CỦA NỀN CÔNG NGHIỆP ĐẾN CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN

Có thể nhìn lại nguồn gốc của lịch sử chất lượng trong nhiều thế kỷ trước, khi những người thợ thủ công bắt đầu tổ chức thành các nghiệp đoàn gọi là “Guild”. Khi cuộc Cách mạng Công nghiệp xảy ra, những hệ thống quản lý chất lượng sớm được sử dụng làm tiêu chuẩn để kiểm soát kết quả của sản phẩm và quy trình. Khi có nhiều người cùng làm việc với nhau để tạo ra kết quả và sản lượng sản xuất tăng lên, quy trình kỹ thuật phải được thực hiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng kết quả.

Cuối cùng, các phương pháp hay nhất để kiểm soát sản phẩm, kết quả quy trình đã được tạo lập và tài liệu hóa. Những cách làm tốt nhất được ghi nhận này đã trở thành các quy trình tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng.

Chất lượng ngày càng trở nên quan trọng trong Thế chiến II, ví dụ như khi những viên đạn được sản xuất từ tiểu bang này phải lắp vừa với súng trường được tạo ra ở một tiểu bang khác. Ban đầu, các lực lượng vũ trang phải kiểm tra hầu như mọi đơn vị sản phẩm. Để đơn giản hóa quá trình mà không làm mất an toàn, quân đội bắt đầu sử dụng những kỹ thuật lấy mẫu có chất lượng để kiểm tra, hỗ trợ bằng việc xuất bản các tiêu chuẩn kĩ thuật quân sự và mở các khóa đào tạo về kỹ thuật kiểm soát quá trình thống kê của Walter Shewhart.

Tầm quan trọng của chất lượng chỉ tăng lên sau chiến tranh. Người Nhật đã có một cuộc cách mạng về chất lượng, giúp nâng cao danh tiếng cho những mặt hàng xuất khẩu kém chất lượng của họ, bằng cách tiếp thu ý kiến ​​của các nhà tư tưởng Mỹ như Joseph M. Juran, W. Edwards Deming và chuyển sự tập trung từ kiểm tra sang cải tiến toàn bô quá trình tổ chức thông qua những người sử dụng chúng. Vào những năm 1970, các ngành công nghiệp của Mỹ như điện tử và ô tô đã đã bị tấn công dồn dập bởi sự cạnh tranh chất lượng cao của Nhật Bản.

SỰ GIA TĂNG CỦA CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Người Mỹ phản ứng lại với cuộc cách mạng chất lượng ở Nhật Bản bằng cách đưa ra khái niệm về quản lý chất lượng tổng thể (TQM - total quality management), một phương pháp quản lý chất lượng, không chỉ nhấn mạnh vào các số liệu thống kê mà còn ở các phương pháp tiếp cận nắm giữ toàn bộ tổ chức.

Vào cuối thế kỷ 20, các doanh nghiệp độc lập đã bắt đầu đưa ra các tiêu chuẩn sản xuất cho việc tạo ra và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng. Chính trong khoảng thời gian này cụm từ "Quản lý Chất lượng Tổng thể" đã bắt đầu rơi vào quên lãng. Do có vô số hệ thống ưu việt khác có thể áp dụng, thuật ngữ "Hệ thống Quản lý Chất lượng" hoặc "QMS" được ưa dùng hơn.

Vào đầu thế kỷ 21, QMS bắt đầu kết hợp với những ý tưởng về tính bền vững và tính minh bạch, vì các chủ đề này ngày càng trở nên quan trọng đối với sự hài lòng của người tiêu dùng. Chế độ kiểm toán ISO 19011 giải quyết cả về vấn đề chất lượng,  tính bền vững và sự tích hợp của chúng trong các doanh nghiệp.

LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.

Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách hàng trung thành)
• Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát, và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

ISO 9001: 2015 VÀ CÁC TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG KHÁC

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng được công nhận và thực hiện nhiều nhất trên thế giới hiện nay. ISO 9001: 2015 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để phát triển những chương trình riêng của mình.

Các tiêu chuẩn khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng bao gồm phần còn lại của nhóm ISO 9000 (gồm ISO 9000 và ISO 9004), hệ thống quản lý môi trường ISO 14000, ISO 13485 (hệ thống quản lý chất lượng cho các thiết bị y tế), ISO 19011 (quản lý kiểm toán Hệ thống) và ISO / TS 16949 (hệ thống quản lý chất lượng cho các sản phẩm liên quan đến ô tô).

CÁC YẾU TỐ VÀ YÊU CẦU CỦA MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

THIẾT LẬP VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QMS

Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu.

Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS. Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:

• Thiết kế
• Xây dựng
• Triển khai
• Điều khiển
• Đo lường
• Nghiệm thu
• Cải tiến

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG

Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc QMS, quy trình và kế hoạch thực hiện của nó. Quản lý cấp cao phải giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.

TRIỂN KHAI

Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

KIỂM SOÁT VÀ ĐO LƯỜNG

Kiểm soát và đo lường là hai phần để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng, phần lớn chúng được thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ, có hệ thống của hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.

XEM XÉT VÀ CẢI TIẾN

Đánh giá và cải tiến để giải quyết việc xử lý các kết quả của cuộc kiểm toán như thế nào. Mục đích là để xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra, truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.